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Datenschutz bei der Durchführung des Mietverhältnisses

Teil 1 - Die Betriebskostenabrechnung

7. Juli 2020

Jedes Unternehmen der Wohnungswirtschaft betreut laufende Mietverhältnisse. Daher ist der Bezugspunkt zu diesem Datenschutzthema nach dem Abschluss des Mietvertrages für jedes Unternehmen der Wohnungswirtschaft gegeben.

Der Artikel soll Ihnen dabei helfen Sicherheit im Umgang mit der erforderlichen Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung im Mietverhältnis zu erlangen.

Teil 1 der Datenschutzreihe

beim vdw Sachsen bei der

Durchführung des Mietverhältnisses betrifft die Betriebskostenabrechnung.

Zunächst sind die Betriebskosten personenbezogen, bei der Abrechnung nach Verbrauch von Wasser, Wärme und gegebenenfalls Müll. Dabei ist schon die Erhebung durch das Ableseunternehmen eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Folglich muss der Mieter spätestens zum Zeitpunkt der Ablesung informiert werden.

Rechtsgrundlage

ist für die oben benannten Verbrauchsdaten als personenbezogene Daten Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. b) DS-GVO. Halten Sie sich mit Einwilligungen nach Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a) DS-GVO zurück, da diese 1. widerruflich sind, 2. ein jederzeitiger Widerruf möglich ist und das Kopplungsverbot dagegen spricht (Vertrag nur bei Einwilligung gegen Daten).

Art. 6 Absatz 1 UAbs. 1 lit. c) DS-GVO als Fall der rechtlichen Verpflichtung erscheint zwar auf den ersten Blick mit Bezug auf § 556 BGB und der Heizkostenverordnung einschlägig. § 556 BGB setzt aber gerade eine Vereinbarung voraus. Er ist daher keine rechtliche Pflicht im Sinne des Art. 6 Absatz 1 UAbs. 1 lit. c) DS-GVO.

Als

Zweck

dient die Verbrauchsdatenerfassung der Entgeltabrechnung nach dem vereinbarten Schlüssel.

Damit sind die Grundlagen der Verarbeitung eines personenbezogenen Datums für die oben genannten Verbrauchswerte beim Vermieter gegeben.

Löschpflicht

Eine Besonderheit bei der Betriebskostenabrechnung ist die Einwendungsfrist aus § 556 Abs. 3 BGB.

„3) Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen; dabei ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Der Vermieter ist zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet. Einwendungen gegen die Abrechnung hat der Mieter dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.“

Danach hat der Vermieter das Recht und die Pflicht spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums die Abrechnung mitzuteilen und der Mieter kann Einwendungen binnen zwölf Monaten nach dem Zugang der Abrechnung geltend machen. Hieraus ergeben sich theoretisch bis zu 24 Monate, auch wenn das Mietverhältnis beendet wurde (Mietverhältnis Ende 31.12.2018, Abrechnung bis 31.12.2019, Einwendung 31.12.2020). Bis zum Ende der Einwendungsfrist dürfen auch die oben genannten Verbrauchswerte verarbeitet werden.

Im Übrigen verbleiben die allgemeine Verjährung von drei Jahren und die Abgabenordnung (§ 147 AO) sowie das HGB (§ 257 HGB) als Aufbewahrungsfristen.

Wenn Sie Interesse an einer Fortbildung zu diesem Thema und der

Erfüllung der Weiterbildungspflicht nach § 15b MaBV

haben, nutzen Sie sich doch unser

Seminar- und Webinarangebot für die Wohnungswirtschaft .

Thilo Zachow

Referent für Datenschutz beim vdw Sachsen

Rechtsanwalt

Fachanwalt für Informationstechnologierecht

Fachanwalt für Urheber- und Medienrecht

Datenschutzbeauftragter (TÜV zertifiziert)

Informationssicherheitsbeauftragter (bitkom zertifiziert)